Eigenes ERP statt Kaufsystem: wann sich das lohnt – und wann nicht

Dein Betrieb braucht nicht mein System. Er braucht den einen Baustein daraus, der bei dir am meisten Zeit frisst.

Warum ich mein ERP selbst gebaut habe

Bei Apres Allstars verkaufen wir rund 100.000 Gläser im Jahr. Dahinter stecken Aufträge, Rohteile, mehrere Lagerorte, Lieferungen aus dem Ausland und Sets, die aus vielen Einzelteilen zusammengebaut werden. Ich habe mir Kaufsysteme angeschaut. Keines hat so gearbeitet wie wir. Entweder hätten wir unseren Betrieb an die Software anpassen müssen oder wir hätten für Funktionen bezahlt, die wir nie brauchen.

Also habe ich es selbst gebaut. Heute arbeiten wir damit jeden Tag.

Die fünf Bereiche

1. Aufträge als Board. Jeder Auftrag ist eine Karte und wandert von Entwurf über Bereit und In Arbeit bis Abgeschlossen. Ganz oben steht, was heute zuerst dran ist: Prioritäten, überfällige Lieferungen, offene Meldungen. Jede Karte zeigt Mengen, benötigte Teile und den Termin mit Resttagen.

2. Bestand. Alle Artikel und Rohteile mit Menge je Lagerort, Gesamtbestand und Lagerwert. Gebucht wird direkt in der Zeile – Menge, Lagerort und Kommentar in einem Schritt.

3. Historie. Jede Bestandsänderung steht mit Zeit, Menge, Kommentar und Person drin. Verkäufe aus dem Shopify-Shop bucht das System selbst ab.

4. Baupläne. Für jedes Set gibt es einen Bauplan, Schritt für Schritt, mit genau den Teilen, die in diesem Schritt gebraucht werden. Stückzahl eingeben, das System zeigt, was da ist und was fehlt. Niemand muss im Kopf haben, wie ein Set zusammengebaut wird.

5. Unterwegs. Alles, was vom Lieferanten oder zwischen zwei Lagern unterwegs ist, mit erwartetem Datum. Überfällige Lieferungen werden rot, bei Ankunft genügt ein Klick.

Echte Bildschirmfotos aus dem laufenden System findest du beim Use Case ERP.

Wann sich ein eigener Baustein lohnt

Nicht jeder Betrieb braucht ein eigenes System. Aus meiner Erfahrung lohnt es sich, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen:

• Ihr habt schon ein Kaufsystem angeschaut und es hat nicht gepasst, weil euer Betrieb anders arbeitet.
• Wissen steckt in Köpfen. Wenn eine Person krank ist, steht ein Ablauf still, weil nur sie weiß, wie er geht.
• Daten werden doppelt getippt. Was im Shop verkauft wird, trägt jemand von Hand in eine Tabelle ein.
• Die Tabelle stimmt nur, bis jemand vergisst, sie zu pflegen.

Wann nicht

• Wenn ein Standardsystem euren Ablauf zu 90 Prozent abdeckt und ihr bereit seid, die restlichen 10 Prozent anzupassen. Dann ist Kaufen meist günstiger.
• Wenn niemand im Betrieb Verantwortung für das Werkzeug übernehmen will. Ein eigener Baustein braucht einen Menschen, der ihn pflegt oder zumindest weiß, wen er fragt.
• Wenn der Ablauf selbst noch nicht klar ist. Einen chaotischen Prozess zu automatisieren macht das Chaos nur schneller.

Agentic Engineering heißt nicht: alles auf einmal

Mein ERP ist über Zeit gewachsen, Bereich für Bereich. Genau so gehe ich auch bei Kunden vor: zuerst der eine Prozess, der am meisten kostet. Das erste Werkzeug ist meistens nach wenigen Wochen im Einsatz. Und mit klarer Übergabe an dein Team oder an Entwickler – damit du nicht von mir abhängig bist.

KI hilft beim Bauen enorm. Aber welcher Baustein der richtige ist, entscheidet kein Agent, sondern das Gespräch mit den Leuten, die den Ablauf jeden Tag machen.

Welcher Baustein ist es bei dir?

Das klären wir auf dem Prüfstand: ein Tag bei dir im Betrieb, danach weißt du, was die Maßnahme spart oder bringt – in Euro.

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Über den Autor: Tobi Deckert ist Wirtschaftsingenieur und Gründer der Einfallsschmiede. Er hat seine eigenen produzierenden Betriebe mit selbst gebauten Werkzeugen umgebaut und richtet solche Systeme heute für Hersteller und Händler ein – als Mensch, der berät und verantwortet.